Microsoft Outlook einfach einrichten

Allgemeines zu Microsoft Outlook

Microsoft Outlook zählt zu den beliebtesten Programmen im Bereich Personal Information Manager. Unter Personal Information Manager versteht man Tools, die im Prinzip wie ein Organizer aufgebaut sind und Sie damit Kontakte, Termine und vieles mehr verwalten und synchronisieren können. Als digitaler Organizer erfüllen Personal Information Manager noch zahlreiche zusätzliche Funktionen wie etwa die Verwaltung von Email Accounts oder die Synchronisation mit anderen Geräten.

Die erste Version wurde von Microsoft 1997 veröffentlicht und war damals beim Exchange Server 5.5 inkludiert. Outlook benötigt bis heute den Microsoft Exchange Server, um Email Accounts synchronisieren zu können, der Server läuft allerdings meist unbemerkt im Hintergrund. Das Programm von Microsoft ist mittlerweile ein fixer Bestandteil des Office Pakets. Zusätzlich besteht die Möglichkeit von Outlook aus auf andere Programme wie den digitalen Notizblock von Microsoft – dem Programm One Note – zuzugreifen. Im Laufe der Zeit wurde Outlook mit zahlreichen Funktionen erweitert und neben der Verbindung mit anderen Programmen, kann das Tool sogar als Browser verwendet werden und mit zahlreichen Add-ins – so die Bezeichnungen für Erweiterungen in Outlook – kann das Programm an die persönlichen Bedürfnisse ideal angepasst werden.

Funktionsumfang von Microsoft Outlook

Das Programm von Microsoft wird überwiegend dazu verwendet um Mails zu synchronisieren, jedoch hat das Tool bei Weitem mehr zu bieten. Es bietet eine umfangreiche Kalenderfunktion an und es besteht die Möglichkeit andere Kalender zu importieren bzw. zu exportieren. Sie können gleich mehrere Kalender nutzen, etwa einen für geschäftliche und einen für private Termine. Ein besonderes Feature ist, dass Sie diese Termine direkt über eingebundene Email Konten verschickt werden können und über Mail gleich zu Terminen etwa für Besprechungen eingeladen werden kann. Natürlich können mit dem Programm von Microsoft Kontaktdaten verwaltet werden. Für jeden einzelnen Kontakt steht ein umfassendes Formular bereit, in das Sie spezielle Angaben eintragen können wie etwa Jahres- oder Geburtstage an die Sie dann später erinnert werden. Ein Organizer wäre nicht komplett ohne To-Do-Liste und Notizfunktion. Für Notizen könnte das Programm One Note von Microsoft verwendet werden, jedoch ist es manchmal praktischer sich direkt kurze Notizen machen zu können, ohne erst ein weiteres Programm öffnen zu müssen. Die Notizen können Sie zudem bequem via Mail verschicken. Die Aufgabenplanung ist ebenfalls ein eigenständiges Modul, steht aber in Verbindung etwa mit dem Kalender oder kann wiederum per Mail versandt werden. Sie können Aufgaben als wiederkehrende Serie erstellen und sie werden beispielsweise an regelmäßige Termine erinnert. Die Aufgaben werden Ihnen außerdem an den jeweiligen Tagen im Kalender angezeigt. Die wohl am häufigsten genutzte Funktion ist das Modul um einen oder mehrere Email Accounts zu synchronisieren. Sie können problemlos mehrere Email Konten darüber synchronisieren oder bequem Nachrichten verschicken und der Vorteil ist, dass Sie direkt aus anderen Programmen von Microsoft Dokumente via Mail verschicken können. Ein besonderes Feature, das von vielen Nutzern sehr geschätzt wird, ist, dass alles übersichtlich in einer Ordnerstruktur unterteilt wird und aktuelle Termine, Aufgaben oder neue Nachrichten eines Email Accounts gleich zusammengefasst in einem Startbildschirm angezeigt werden.

Synchronisation mit mobilen Geräten

In unserer vernetzten und mobilen Gesellschaft werden Mail Accounts nicht nur mehr mit einem Gerät abgerufen, sondern es wird mit diversen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones gearbeitet. Der Arbeitsplatz wird mobil und beschränkt sich nicht nur auf einen Ort, daher ist es wichtig um die Konsistenz der Daten zu sichern, die Geräte miteinander zu synchronisieren. Um MS Outlook mit anderen Geräten zu synchronisieren, bietet Microsoft das Tool ActiveSync an. Ein Datenabgleich findet dabei nicht nur bei den Email Accounts statt, sondern es werden Termine, neue Kontakte oder Aufgabenlisten synchronisiert. Es gibt zudem diverse kostenpflichtige Tools, mit denen jedoch meist nur einzelne Bereiche synchronisiert werden können.

Outlook und RSS-Feeds nutzen

Den Begriff RSS-Feed haben viele zumindest schon einmal gehört, jedoch können die Meisten damit nicht viel anfangen. Ein RSS-Feed ist eine Benachrichtigung, wenn etwa bei einer Webseite Änderungen beispielsweise im Form von neuen Beiträgen getätigt werden. Dieser Dienst wird häufig von Nachrichtenportalen angeboten, aber auch die Betreiber von Blogs bieten diesen Dienst immer häufiger an. RSS-Feeds können empfangen werden und lassen sich einfacher als ein Email Account anlegen. Ein RSS-Feed ist jedoch nicht mit einer Mail zu verwechseln, denn es handelt sich hier rein um eine Update-Benachrichtigung. Um RSS-Feeds empfangen zu können, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den RSS-Feeds-Ordner und wählen den Punkt „Neuen RSS-Feed hinzufügen“ aus. Nun tragen Sie einfach die entsprechende Adresse, die meist auf der Seite des Anbieters des RSS-Feeds zu finden ist, ein. Beim empfangenen Feed kann es sich dabei um einen kompletten Artikel handeln oder um eine kurze inhaltliche Angabe und eine Verlinkung zum aktuellen Bericht. Diese Feeds sind ideal um laufend neue Nachrichten zu erhalten, ohne dazu immer die jeweilige Seite aufrufen zu müssen. Durch den bequemen Abgleich verpassen Sie zudem nie einen aktuellen Artikel und besonders interessante Artikel etwa von relevanten Seiten der Branche können als wichtig markiert bzw. der Inhalt herunter geladen oder über einen integrierten Email Account versandt werden.

Email Accounts mit Outlook

Wie man Outlook für seine Email richtig einrichtet, haben wir bereits anhand unseres letzten Artikels „IMAP einrichten“ ausführlich beschrieben.
Outlook bietet zahlreiche Funktionen an, jedoch ist das Synchronisieren von Email Accounts eine der wichtigsten Features des ganzen Programms. Natürlich kann das Programm von Microsoft ohne Anbindung an einen Email Account genutzt werden, jedoch verzichten Sie dann auf einen wichtigen und mächtigen Bereich des Programms. Bereits beim ersten Start werden Sie aufgefordert einen Email Account einzurichten. Beim Einrichten von einem Email Account werden Sie von einem Assistenten Schritt für Schritt durch den Vorgang geleitet. Achten Sie jedoch darauf, dass alle relevanten Daten des Email Accounts bereitliegen wie etwa Posteingangs- und Postausgangsserver oder Ihre persönlichen Zugangsdaten. Über Outlook ist es möglich mehrere Mail Adressen einzurichten und beim Versenden können Sie auswählen, über welchen Account die Mail geschickt werden soll. Der Vorteil dabei ist, dass Sie trotz mehrerer Mail Accounts zentral auf das Adressbuch und alle gespeicherten Daten zugreifen können. Synchronisieren Sie mehrere Mail Accounts, ist es zudem sinnvoll diese über einzelne Regeln zu filtern und in Ordner zu sammeln. Dies bietet sich an, wenn Sie regelmäßig von einem Absender eine Email erhalten oder die Nachrichten bestimmter Absender in einem Ordner gesammelt haben wollen. Um eine Regel für eine Email zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Mail und wählen den Punkt „Regel erstellen“ aus. Unter den erweiterten Optionen stehen Ihnen diverse Möglichkeiten zur Verfügung und Sie können beispielsweise unerwünschte Email sofort löschen lassen.

Outlook als Arbeitsplatz nutzen

Outlook von Microsoft ist das führende Tool unter den Personal Information Managern. Bereits beim ersten Ausführen ist allerdings wichtig, dass es konfiguriert und nicht alleine der Email Account eingerichtet wird. Dadurch kann erst das Programm im vollen Umfang genutzt werden und wird zu einem sehr mächtigen Tool, das schnell unverzichtbar ist. Besonders die Möglichkeit so viele organisatorische Tätigkeiten zentral über ein Programm ausführen zu können, schätzen viele Nutzer. Ein Feature, welches erstmals bei Outlook 2000 integriert wurde, sind erhöhte Schutzmechanismen, um die Nutzer vor schädlichen Nachrichten via Email zu schützen. Neben dem Schutz vor Spam-Mails, den häufig die Email Provider integrieren, warnt es den Nutzer falls eine Email einen Anhang, der möglicherweise schädliche Software enthält, besitzt. Vor dem Öffnen einer Email wird der Nutzer ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich hier um eine verdächtige Email handelt und das Öffnen muss explizit bestätigt werden.